Migrer vos données de trello vers notion sans perdre l'historique ni les automatisations

J'ai récemment migré plusieurs tableaux Trello vers Notion pour un projet long terme, et je sais à quel point l'idée de perdre l'historique des cartes, les commentaires ou vos automatisations peut être angoissante. Dans cet article, je vous partage ma méthode pas à pas, les écueils que j'ai rencontrés et les solutions pratiques pour transférer vos données sans perdre l'essentiel : l'historique des actions et la logique d'automatisation.

Pourquoi migrer et quels risques ?

Pour moi, la décision de migrer venait d'un besoin de centraliser documentation, tâches et bases de connaissances dans un seul espace flexible. Trello reste excellent pour des tableaux Kanban simples, mais Notion offre des bases de données, des vues multiples et une documentation intégrée — idéal pour fusionner gestion de projet et knowledge base.

Cependant, migrer signifie faire attention à :

• la conservation de l'historique (commentaires, activités) ;
• les pièces jointes et leur accessibilité ;
• les automatisations (Butler dans Trello) qui ne se transfèrent pas automatiquement ;
• les relations entre cartes, labels et utilisateurs.

Préparation : audit et sauvegarde

Avant toute chose, j'ai fait un audit complet de mes tableaux Trello :

• liste des tableaux à migrer et priorité ;
• cartographie des champs utilisés (labels, échéances, checklist, pièces jointes, champs personnalisés) ;
• recensement des automatisations Butler et de leur finalité ;
• qui a accès à quoi (permissions et invités).

Puis j'ai réalisé une sauvegarde complète. Même si Notion propose un import Trello, j'ai exporté chaque tableau Trello au format JSON (Paramètres du tableau » Plus » Exporter JSON) et CSV pour les contenus tabulaires. J'ai aussi téléchargé localement toutes les pièces jointes via un script (ou via l'interface si peu nombreuses) pour m'assurer qu'aucun fichier n'était référencé seulement via un lien éphémère.

Exporter l'historique et les commentaires

Le fichier JSON exporté par Trello contient les actions (commentaires, changements d'état, dates, membres associés). Ce fichier est précieux pour restaurer l'historique. Notion, via son importateur Trello, importe généralement les cartes, descriptions et commentaires ; mais pour être sûr, j'ai :

• gardé le JSON complet en archive ;
• préparé un CSV par tableau si besoin d'une importation plus contrôlée ;
• extrait les commentaires importants vers un champ "Historique" dans Notion pour garantir qu'ils restent visibles si l'import automatique omet certains éléments.

Importer dans Notion : options et méthode que j'ai utilisée

Plusieurs voies s'offrent à vous :

• l'importateur Trello natif de Notion (le plus simple) ;
• import via CSV pour un contrôle fin des propriétés ;
• import via API et script si vous souhaitez une migration programmée et réplicable.

J'ai d'abord testé l'importateur natif sur un tableau échantillon : Notion propose Import » Trello et vous demande le fichier exporté. L'importateur recrée généralement les listes comme vues et les cartes comme pages Notion, en associant descriptions et commentaires. Toutefois, il faut vérifier :

• l'intégrité des attachments ;
• la correspondance des labels et des membres ;
• les checklists (peuvent devenir des sous-listes ou propriétés selon l'import).

Mapping des champs : exemple pratique

Pendant la migration, j'ai créé une table de correspondance pour m'assurer que chaque propriété Trello trouve sa place dans Notion. Voici un tableau simplifié que j'ai utilisé :

Automatisations : migrer la logique Butler

C'est la partie la plus délicate. Les règles Butler de Trello ne sont pas exportables vers Notion. J'ai donc fait le travail en trois étapes :

• lister chaque règle Butler avec son déclencheur et son action (par ex. "Quand une carte passe en 'Done', déplacer dans 'Archive' et ajouter le label X") ;
• regrouper les règles semblables pour limiter la duplication dans Notion ;
• choisir une solution d'automatisation dans Notion : les options sont Notion Automations (native), Zapier, Make (Integromat), ou un script via l'API Notion pour des besoins avancés.

Concrètement, pour des automatisations simples (changement de statut, notifications, création de tâches liées), j'ai recréé des workflows avec Zapier : par exemple, "Quand une page Notion change de propriété 'Statut' en 'Done' » envoyer un message Slack et déplacer la page vers vue 'Archive'". Pour des logiques complexes basées sur l'historique d'actions, j'ai utilisé des scripts Node.js qui lisent le JSON Trello pour reproduire certains journaux dans un champ Historique de Notion via l'API.

Conserver les pièces jointes et les liens

Les pièces jointes peuvent poser problème si elles sont liées via URL temporaires. J'ai systématiquement :

• téléchargé les fichiers critiques et les ré-uploader dans Notion (ou dans un stockage cloud permanent comme Google Drive ou S3) ;
• mis à jour les liens dans les pages Notion pour pointer vers ces nouvelles URLs ;
• gardé une colonne "Source Trello" contenant l'ancien lien pour audit.

Tests, validation et bascule progressive

Avant toute migration en production, j'ai procédé par étapes :

• import test sur un espace Notion dédié ;
• vérification de l'historique, des commentaires et des attachments sur un échantillon représentatif ;
• tests des automatisations recréées (simulations) ;
• invitation d'un petit groupe d'utilisateurs pour feedback ;
• bascule progressive des équipes et tableaux, en gardant Trello en lecture seule pendant 2 semaines pour vérification.

Pièges fréquents et comment je les ai évités

Quelques erreurs classiques que j'ai évitées :

• ne pas vérifier les droits d'accès Notion : certains utilisateurs n'étaient pas encore inscrits et leurs tâches ont perdu l'association "Person" ;
• négliger les checklists imbriquées : j'ai converti les checklists en sous-éléments et ajouté une propriété "Checklist complète" pour faciliter le suivi ;
• compter sur une migration automatique des automatisations : il faut toujours prévoir une recréation manuelle ou via un outil externe.

Après-migration : bonnes pratiques

Après la migration, j'ai instauré quelques règles pour que tout reste propre :

• un modèle de page Notion standard pour toutes les cartes importées (propriétés cohérentes) ;
• documentation interne (dans Notion) listant les nouvelles automations et comment les modifier ;
• procédure de rollback : conserver les exports JSON/CSV et un plan pour récupérer Trello si nécessaire.

Si vous voulez, je peux vous fournir un petit script d'extraction JSON->CSV que j'ai écrit pour préparer les données à l'import, ou encore une checklist PDF prêt-à-utiliser pour piloter la migration. Dites-moi le format que vous préférez et j'assemble ça pour vous.